Właściwe adnotacje na fakturze pomagają dochodzić swoich należności

Faktura jest dokumentem rozliczeniowym i nie stanowi podstawy dla roszczenia, którą bywa umowa. Jeżeli sprawa trafi do sądu, ten będzie oceniał przede wszystkim postanowienia umowy oraz regulacje prawa cywilnego, a nie kwestie podatkowe, które dla sądu cywilnego czy gospodarczego nierzadko bywają całkowicie obojętne.

Faktura a roszczenie

Podstawy dochodzonego w postępowaniu cywilnym roszczenia należy poszukiwać w przepisach prawa cywilnego oraz umowie stron i jedynie w oparciu o powyższe dokonywać oceny zasadności żądania zgłoszonego w pozwie. Jedna ze stron umowy nie powinna więc uzależniać spełnienia świadczenia wynikającego z umowy cywilnoprawnej (np. zapłaty) od wykonania przez kontrahenta obowiązku istotnego jedynie z punktu widzenia przepisów prawa podatkowego. Wysokość wynagrodzenia czy ceny wynika zazwyczaj wprost z umowy stron, która jest źródłem zobowiązania, w związku z czym odwoływanie się do faktury jest wówczas zbędne. Nawet w braku faktury roszczenie wynikające z umowy może się stać wymagalne, np. z nadejściem ustalonego terminu czy też po wezwaniu do zapłaty zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego.

Faktura w sądzie

Mimo jednak, iż faktura jest dokumentem o charakterze fiskalnym i rozliczeniowym, to jej rola dla stosunku cywilnoprawnego rośnie wtedy, gdy jest jedynym papierowym dowodem na okoliczność zawarcia umowy i jej treści. Jeżeli do tego faktura jest podpisana przez nabywcę, to może również stanowić, na zasadzie tzw. zaakceptowanego rachunku, podstawę do wydania przez sąd nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym.

Także zaksięgowanie bez zastrzeżeń przez kontrahenta faktury ma znaczenie dla procesu cywilnego. Sąd w swych ustaleniach może bowiem opierać się nie tylko na faktach udowodnionych, ale i tzw. domniemaniach faktycznych. W przypadku zaksięgowania faktur konsekwentnie trzeba będzie zakładać, że dokonywane w ewidencji księgowej zapisy są odzwierciedleniem stanu faktycznego. W ewentualnym procesie będzie więc miało znaczenie to, że druga strona nigdy nie kwestionowała danych zawartych w fakturze, nie wnosiła o jej korektę czy też nie sporządzała protokołu rozbieżności.

„Wystawienie faktury, następnie przyjęcie przez kontrahenta, zaksięgowanie bez żadnych korekt i zastrzeżeń daje podstawę do domniemania, że dokonywane w ewidencji księgowej zapisy są odzwierciedleniem rzeczywistego stanu, zgodnie z realnym przebiegiem zafakturowanej operacji gospodarczej” – wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 14 października 2002 r., sygn. akt I ACa 219/02

Faktura a umowa

Faktura może zawierać również pewne elementy postanowień umowy (elementy cywilnoprawne), kształtujące prawa i obowiązki stron. Nie oznacza to, że wystawca faktury może jednostronnie i dowolnie kształtować stosunek prawny łączący go z odbiorcą/kupującym. Dodatkowe zastrzeżenia, np. co do terminu płatności, własności towaru, wysokości odsetek czy okresu gwarancji mogą się znaleźć w treści faktury, lecz powinny one odzwierciedlać to, co strony postanowiły w umowie, choćby ustnej. Takich wątpliwości odnośnie włączenia określonych zastrzeżeń do treści łączącej czy dopiero nawiązywanej między stronami umowy nie będzie w sytuacji, gdy faktura zostanie podpisana przez odbiorcę. W ten sposób druga strona jednoznacznie wyraża na nie zgodę.

W treści faktury może mieć miejsce m.in. zastrzeżenie odsetek umownych. Jeżeli są one wyższe niż odsetki maksymalne, ulegają one automatycznemu obniżeniu do najwyższego dopuszczalnego prawem poziomu.

Również umowne zastrzeżenie własności towaru do chwili uiszczenia ceny może się znaleźć w treści faktury (por. wyroki Sądu Najwyższego z dnia 24 lipca 2008 r., sygn. akt IV CSK 87/2008, i z dnia 10 października 2003 r., sygn. akt II CK 119/2002). Zamieszczenie w fakturze omawianej klauzuli musi być jednak wynikiem uzgodnień stron w tej mierze – wówczas zastrzeżenie własności będzie skuteczne.

Doręczenie faktury może być także równoznaczne z wezwaniem do zapłaty. Jest tak wtedy, gdy faktura zawiera stosowną wzmiankę co do sposobu i czasu zapłaty (por. wyroki Sądu Najwyższego z dnia 16 września 2004 r., sygn. akt IV CK 659/03, oraz z dnia 19 maja 1992 r., sygn. akt III CZP 56/92). Taką rolę pełni jednak każde wezwanie do zapłaty, nie tylko faktura.

Faktura nadaje się też na potrzeby udzielania gwarancji jakości. Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 10 lipca 2008 r., sygn. akt III CZP 62/08, uznał, że zamieszczenie w fakturze adnotacji, iż jej podpisanie stanowi potwierdzenie właściwej jakości i kompletności zakupionego towaru oraz podstawę do realizacji uprawnień gwarancyjnych z tytułu zakupionych części i wykonanych usług kształtuje między stronami umowy stosunek gwarancji.